INDEX

Hvorfor er prosjektlederen så viktig i rekruttering? Møt Julie i Teft

Med god prosjektledelse, profesjonalitet, hjerte og struktur leverer vi i Teft rekrutteringsprosesser som resulterer i gode ansettelser. Våre kunder forteller oss at de er svært fornøyde med struktur og fremdriften i våre prosesser. Det er våre prosjektlederes fortjeneste. Hvordan jobber de, og hvorfor er de så viktige?

La oss starte med hvorfor god prosjektledelse er så viktig. Alle som viser interesse for å jobbe hos dere fortjener å bli vurdert nøye og få gode tilbakemeldinger. Enten de er med videre eller ikke. I Teft anstrenger vi oss for å behandle alle kandidater som kunder, og det tar tid og krever kunnskap om personlig kommunikasjon med kandidater. 

En annen viktig grunn til å prioritere god prosjektledelse i rekruttering er at altfor mange ansettelsesprosesser kollapser fordi de tar for lang tid. Uten god fremdrift, vil de beste kandidatene falle bort og bli plukket opp av andre arbeidsgivere. I verste fall trekker de seg fordi prosessen virker ustrukturert og lite forutsigbar.

Skal du rekruttere en ny ressurs til teamet i dagens arbeidsmarked?

Da må du være forberedt på mange søkere, og ikke undervurdere hvor viktig det er med en strukturert prosess og en god plan for kommunikasjon og markedsføring. Gjør dere en god jobb med kommunikasjon, vil dere også få flere søkere enn hva som var vanlig for bare et år siden. 

Har du tenkt over hvor og hvordan dere skal kommunisere for å treffe de mest relevante kandidatene med utlysningen? Hvem, hvordan og når dere skal følge opp kandidatene med god kommunikasjon? Når dere skal finne tid til screening og intervjuer? Og kanskje aller viktigst: hvordan dere skal identifisere og prioritere kandidater som best matcher deres behov?

Les mer om hvordan selve utvelgelsen har forandret seg her – Slik påvirker kunstig intelligens rekrutteringsprosessen din

Det er omfattende å rekruttere i 2024. Mange kandidater i prosess er dessverre ikke bare et luksusproblem. Det er nemlig ikke enklere å ansette riktig selv om det er mange stjerner i søknadsbunken. Det krever mer tid, kvalifisert og god vurderingsevne og ikke minst god prosessledelse.

Det er her våre prosjektledere kommer inn. De som legger til rette for en god prosess, skaper rom for rådgiverne, sparer kundene for tid, følger opp kandidater og sørger for god synlighet og markedsføring av stillingen.

Møt vår prosjektleder Julie

Julie er en av de flinke prosjektlederne som jobber i Teft, og som bidrar til at våre prosesser flyter godt og lander i gode ansettelser. Felles for alle våre prosjektledere er at de selv har bakgrunn innen medier, kommunikasjon eller markedsføring. Julie har jobbet som prosjektleder i Teft siden 2022 og har jobbet med kunder som Norwegian, IMDI, PHD, Tverga og Clear Channel.

Hun har bakgrunn som Key Account Manager fra TV 2 og Dagbladet, og har jobbet tett med mediebyråer og direktekunder, og med salg på digitale flater. Hun har også lang erfaring som prosjektleder og markedskonsulent i en ideell organisasjon.

I Teft jobber prosjektlederen tett sammen med rådgiveren med å gi god oppfølging av kandidater og kunder, med mål om å levere en knirkefri rekrutteringsprosess der alle parter får god oppfølging.

– De beste prosessene jeg er en del av er når både teamet internt og kunden kommuniserer tett og godt. Som prosjektleder er jeg derfor veldig opptatt av å sikre god kommunikasjonsflyt i alle deler av prosessen, forklarer Julie.

 I oppstartsfasen av alle prosjekter sørger Julie for at hun får god informasjon fra oppdragsgiveren så alle i teamet er godt innforstått med hva som er målet med rekrutteringsoppdraget. Ved hjelp av vår jobbanalyse innhenter hun svar på viktige spørsmål som er med på å legge grunnlaget for vår kommunikasjonsplan og våre prioriteringer når vi jobber med søk og aktivisering.

– God informasjon om rollen og arbeidsplassen, i tillegg til selskapets markedsposisjon og mål med ansettelsen, gir oss et godt grunnlag når vi skal jobbe videre med utlysning, markedsføring og kommunikasjon, forklarer Julie.

Forventningsavklaring og en grundig utarbeidet fremdriftsplan er også viktige ingredienser i oppstartsfasen av et Teft-prosjekt. Julie innhenter dessuten informasjon om hvor ofte og hvordan kunden ønsker å kommunisere med oss i løpet av prosessen, noe som gjør at vi kan møte kundens ønsker og forventninger. Vil du ha en status fra oss etter hvert kandidatmøte, eller en oppsummering mot slutten av hver uke? Foretrekker du en telefon fra oss, eller vil du ha det skriftlig på mail? Små detaljer, som utgjør en stor forskjell.

 Julie sørger også for at alle holder av tid til intervjuer og viktige statusmøter, noe som gir god forutsigbarhet for kunden og et konkret tidsmål å for våre rådgivere.

– Alle skal sitte igjen med en god opplevelse

Når utlysningen er publisert og prosessen er i gang, sørger Julie for jevnlige statusoppdateringer til kunden, og hun hjelper rådgiveren med å prioritere tid og screene kandidater. I tillegg er det Julie som i all hovedsak kommuniserer med kandidatene underveis i prosessen.

– Kandidatene som har investert tid og søkt på en stilling, fortjener å få god oppfølging. De aller fleste ender opp med å ikke få jobben. Derfor gjør jeg alltid mitt beste for at de allikevel skal sitte igjen med et godt inntrykk og følelse når de har vært i en prosess gjennom Teft. Ved å gi dem en god begrunnelse i avslaget, kan de kanskje ta med seg viktig lærdom selv om de ikke endte opp med jobben. Dette gagner alle parter i prosessen; kandidaten, kunden og Teft, sier Julie.

Prosjektene i Teft hadde med andre ord ikke vært like effektive og gode uten prosjektlederne. Med god prosjektledelse får kundene våre en godt ledet og strukturert prosess, med høy forutsigbarhet og kvalitet. Og ikke minst så får de en nyansatt, som har hatt en god opplevelse med arbeidsplassen før de begynner i jobben.

– Vi sørger for profesjonalitet i alle ledd av prosessen. Fremdriften blir godt planlagt. Stillingen får god synlighet. Rådgiveren kan konsentrere seg om å være en god rådgiver. Kandidatene får god oppfølging. Kunden har alltid en å ringe som er tilgjengelig hvis de har spørsmål eller vil lufte noe. Vi er det lille (store) ekstra man får ved å bruke Teft, avslutter Julie.

Grid satser sterkere på brukeropplevelser

Merkevare- og designbyrået Grid arbeider for å skape helhetlige merkevareopplevelser med fokus på identitet, brukeropplevelser og kommunikasjon. Byrået vil være en enda viktigere bidragsyter til at merkevarer lykkes, og satser nå sterkere på brukeropplevelser. Brukeropplevelser forstår Grid som brukerens opplevelse av hvordan det er å bruke eller interagere med et produkt eller en tjeneste i et fysisk eller digitalt kontaktpunkt. 

I dag har byrået flest oppdrag innen brukeropplevelser knyttet til fysiske rom. Men de får, og ønsker, flere prosjekter som helt eller delvis er knyttet til digitale kontaktpunkt. De fleste oppdragene innen brukeropplevelser har grafisk, fysisk og/eller digitalt design som en sentral del av sluttleveransen.

CASER: Thomas Grotle, strategisk rådgiver i Grid, deler noen av casene byrået nylig har jobbet med.

Bane Nor besøkssenter

Oppgave: Utvikle et besøkssenter for Bane Nor i nytt hovedkontor. Besøkssenteret skal være selskapets ansikt utad, og formidle Bane Nors aktiviteter og samfunnsnytte. 

-Vi utviklet konseptet og designet de fysiske, analoge og digitale løsningene. Besøkssenteret ble utviklet som et todelt konsept; en permanent Bane Nor utstilling, samt et rom for skiftende utstillinger i anledning store prosjekter eller satsninger, sier Thomas.

Stressless studio (eget område i møbelbutikker)

Oppgave: Utvikle et konsept som hjelper kunder til å forstå Stressless´portefølje og produktfordeler uten veiledning fra butikkansatte.  

-Vi utviklet konseptet, designet det fysiske rommet der møblene plasseres, grafisk og tekstlig kommunikasjon skal veilede, forklare og motivere potensielle kunder. Vi laget også en egen manual som forklarte logikken og bruken av «Stressless Studio», som brukes ut mot både ansatte i Ekornes og møbelbutikker, forteller Thomas. 

Avinor 

Oppgave: Kartlegge og avdekke smertepunkter som kan være årsaker til den lave trafikken i Duty Free butikken på ankomst på Flesland flyplass, for så å skissere mulige løsninger på problemet. 

–Vi avdekket mulige løsninger gjennom workshops med nøkkelpersoner i Avinor og Travel Reital Norway,  dybdeintervjuer med butikkens ansatte og servicepersonell ved lufthavnen, samt observasjoner og intervjuer av de reisende, forteller Thomas.