Hvor lang tid tar det å rekruttere en spesialist?

I motsetning til hva man skulle tro finnes det et svar på det spørsmålet. Utfordringen er at en rekrutteringsprosess består av flere faser, og hver fase må planlegges og gjennomføres med presisjon for at tidslinjen skal holde. Lykkes man med det vil rekruttering av en spesialist ta åtte uker. La oss se på fasene og hvordan man lykkes eller feiler i hver og en av de.

Først handler det om å definere behovet, og diskutere hvor langt fra den perfekte kandidaten man er villig til å gå for å få ressursen på plass. Det er stor sannsynlighet for at kandidatene man sitter med til slutt ikke vil innfri alle forventninger, dersom man lager en for lang kravliste. Om man har for trange rammer og for snever definisjon av kompetanser vil man kanskje ikke lande med et kandidatutvalg. Da vil prosessen ta omtrent dobbelt så lang tid, altså fire måneder før man signerer en person til rollen.

Si det riktige til de rette

Neste oppgave er kommunikasjon. Når du har en god formening om hva du trenger må du stille deg spørsmålet om hva som vil motivere rett kandidat med mulighetene, oppgavene og arbeidsmiljøet. Det kommer til uttrykk i en stillingsutlysning, og kanskje i skreddersydd innhold knyttet til denne. 

Les mer om dette hos Kampanje.com: – Bommer man på stillingstittel, er resultatet at søkerne uteblir

Deretter er det viktig å få budskapet foran rett kandidat, du skal tross alt rekruttere en spesialist. Det finnes mange kanaler som tilbyr å markedsføre stillingen deres, men utfordringen er at det er svært stor forskjell i hva som gir effekt, og hva som ikke gjør det. For de fleste handler det om å definere et budsjett og optimalisere dette i kanaler man håper fungerer. Dersom man ofte  rekrutterer spesialister, vil man kunne måle hvilke kanaler som fungerer akkurat nå. Dette vil øke sannsynligheten for å få gode kandidater betydelig. Mange utarbeider og markedsfører stillingsannonser uten at det gir ønsket effekt. I de fleste tilfeller blir da konsekvensen at man rykker tilbake til start. 

Annonsering er ikke nok

Om man har gjort en god jobb så langt, vil det dukke opp potensielle kandidater med spørsmål som rekrutterende leder eller dennes kollegaer bør svare raskt og tydelig på. Søknadene må behandles i samsvar med GDPR, og samtidig vil mange ønske å kontakte spesialister i andre miljøer for å tipse de om jobben, og oppfordre de til å søke. Dette vil øke muligheten for å lykkes. Vår erfaring er at over halvparten av kandidatene vi har med i finaleprosessene har blitt kontaktet og oppfordret til å søke. I et marked hvor etterspørselen etter kompetanse er så høy som nå, er passiv markedsføring overfor aktive kandidater lite effektivt.

Det haster!

Mange attraktive kandidater er involvert i flere rekrutteringsprosesser når motivasjonen for å bytte jobb melder seg. Derfor må man kartlegge hvor tålmodig kandidaten er, spesielt hvis denne er relevant. Mange opplever at kandidater som har søkt trekker seg fra prosessen fordi de allerede har funnet en annen jobb. Så på den ene siden må man være tålmodig og gi markedsføringen, søk, aktivisering og dialogene tid til å kaste av seg. På den annen side må man være fleksibel og pragmatisk, og klar over at den beste kandidaten kanskje ikke lenger er tilgjengelig når søknadsfristen er ute, og man har møtt alle kandidatene som har en relevant profil.

Tilbake til start

Har man gjort alle oppgavene nevnt over til rett tid, og med god presisjon, vil man nå ha muligheten til å treffe et antall relevante kandidater. Kanskje fem eller seks, eller kanskje bare en eller to. Nå er spørsmålet om man kan forvalte tiden på en god måte? Allerede ved definisjon av behovet bør man ha laget en jobbanalyse og en plan for hvilke kompetanseområder man skal måle og belyse i intervjuene. Ved å definere hva beslutningsgrunnlaget skal være, blir det enklere å holde hodet kaldt når man begynner å treffe menneskene i prosessen. Feilen mange gjør i denne delen av prosessen er at de underselger miljøet, kollegaene, oppgavene og potensialet for kandidaten. Det er lett å glemme å lytte til kandidaten, og innhente informasjon og inntrykk på en systematisk måte. En gjennomtenkt bruk av tester er en god måte å kartlegge og vurdere både evne og personlighet.

Dersom man har kommet seg helskinnet hit så gjenstår kvalitetssikring for arbeidsgiver og kandidat. Har begge parter den informasjonen dere trenger for å ta en god beslutning? Er dere på samme nivå når det gjelder forventningene? Dersom dere mener det, har dere lykkes med en effektiv rekruttering av en spesialist.

Eivind Ruud Johnsen

Partner og rådgiver i Teft