INDEX

Hvordan lykkes med fleksibilitet og hybrid arbeidshverdag?

En kombinasjon av fleksibilitet og gode sosiale møteplasser ser ut til å være suksessformelen, både for å beholde og rekruttere nye ansatte. Hvordan legger man til rette for fleksibilitet og hybrid arbeidshverdag i 2024?

2 av 3 har hjemmekontor minst en dag i uken, ifølge Bransjerapporten 2024. De som planlegger å bli værende i jobben de har, svarer at løsninger knyttet til fleksibilitet på arbeidsplassen er den viktigste grunnen til dette. Samtidig er det mange av de som vil bytte jobb, som ønsker seg til et bedre sosialt miljø.

Vi tok en prat med bank- og forsikringsselskapet Storebrand, konsulent- og byrågrupperingen dentsu, boligbyggelaget OBOS og elektrogrossisten Berggård Amundsen. Fire ulike arbeidsplasser, med ulike målsetninger. Hvordan praktiserer de fleksibilitet? Hva vet de om de ansattes holdninger til fleksibilitet? Hva tenker de om funnene i Bransjerapporten?

– Vår oppfatning er at muligheten til fleksibilitet er viktig. Det vi ser hos oss er at denne friheten ikke betyr at man jobber mye hjemme.

Tove Selnes, Konserndirektør People – Storbrand

Tove Selnes i Storebrand forteller at de har jobbet grundig og analytisk for å komme frem til en god modell for fleksibilitet og hybrid arbeidshverdag i selskapet.

Hvordan har selskapets praksis knyttet til fleksibilitet og hybrid arbeidshverdag endret seg fra 2019 til i dag?

– Storebrand utviklet tidlig i pandemien en ny strategi for arbeidsplassen hvor vi ønsket å utnytte mulighetene i en mer fleksibel tilnærming til bruk av kontoret. Den strukturerte bruken av hjemmekontor og arbeid fra distanse er ny og ikke noe vi la til rette for i særlig grad før pandemien. Så vi brukte pandemien som et slags laboratorie, der vi øvde oss og testet ut gode digitale samarbeidsformer. Et viktig poeng er også arbeidsverktøyene våre. Før pandemien hadde vi et høyt fokus på fysiske møter og vi hadde bare noen få videorom. I dag er alle møterom et videorom.

Da vi kom tilbake etter pandemien jobbet vi målrettet med hybride løsninger. Vi utviklet canvas som alle team brukte for å diskutere hvordan vi kunne utnytte den hybride hverdagen og for å finne ut hva som skulle være fysisk og digitalt. I dag har alle team sine egne retningslinjer. Når vi får en ny ansatt som skal onboardes har vi også egne retningslinjer med mer fysisk tilstedeværelse. Det samme gjelder når vi starter opp nye prosjekter.

Vi tror på og erfarer at alle team kan finne en måte å strukturere seg som passer deres oppgaver og målsetninger. Vi har sagt at vi legger til rette for fleksibilitet, men at kontoret er kjernen. Vi må ha balanse mellom behov for fleksibilitet og kollektiv forutsigbarhet.

Hva er bakgrunnen for måten dere gjennomfører praksisen i dag? Hvorfor gjør dere det på denne måten?

– Vi brukte fakta og forskning for å komme frem til strategien knyttet til fleksibilitet. I bunn og grunn tror vi løsningen er bedre både for selskapet og individet. Det er mange grunner til å jobbe hjemmefra og det er også mange grunner til å jobbe på kontoret. Dette er en balanse mellom flere faktorer som endres seg over tid. Vi tror på dilemmaer over regler og på den måten får vi en tilpasningsdyktig organisasjon.

Har dere gjennomført noen undersøkelser blant ledere og ansatte angående fleksibilitet? Hva kom i så fall frem i disse?

– Vi har gjennomført flere undersøkelser. Den største gjorde vi i regi av forskningsprosjektet Workflex i samarbeid med SINTEF. Undersøkelsen, som ble kalt «State of hybrid», gikk ut til alle medarbeidere i juni 2023. I korte trekk: Den fleksible modellen fungerer godt i Storebrand. De aller fleste har en arbeidsrytme som matcher den rytmen de ønsker seg, og vi har en høy bruk av kontoret (selv om vi ikke har noen regler). Et område som vi ønsker å bruke mer tid på fremover er samtidig tilstedeværelse for team. I våre jevnlige pulsmålinger i organisasjonen har vi en skåre på 8.9 av 10 på hvor fornøyd man er med muligheten til å ha fjernarbeid.

Når vi spør respondentene som planlegger å bli i sin jobb om viktige årsaker til dette, er svaret «Løsninger og fleksibilitet for arbeidstid og arbeidssted» det argumentet som flest velger foran 2024. Det er grunn til å hevde at fleksibilitet er en faktor som i veldig høy grad skaper lojalitet for de ansatte. Hva tenker du om dette?

– Vår oppfatning er at muligheten til fleksibilitet er viktig. Det vi ser hos oss er at denne friheten ikke betyr at man jobber mye hjemme. Faktisk er det de yngste som er mest på kontoret, selv om det kanskje er denne generasjonen som er mest eksplisitt i sitt ønske om fleksibilitet.

Opplever dere at fleksibilitet og hybrid arbeidshverdag er et tema under intervjuer i rekrutteringsprosesser hos dere?

– Jeg opplever at det er mange som tar det som en selvfølge at vi tilbyr fleksibilitet.

Er dere opptatt av å kommunisere åpent rundt hvordan dere praktiserer fleksibilitet når dere rekrutterer og i employer branding?

– Dette er en del av det helhetlige verdiforslaget vi har til eksisterende og potensielle medarbeidere i Storebrand. Vi snakket åpent om dette i media under pandemien

Har temaet blitt mye diskutert hos dere i løpet av de siste par årene?

– Både og. Vi lanserte vår strategi tidlig og har stått støtt i den. Samtidig er vi opptatt av å lære. Vi er fortsatt bare i begynnelsen av den hybride tidsalderen. Vi skal fortsette med å ta i bruk og teste nye verktøy, og vi skal fortsette diskusjonen. Lederne skal være arkitekter som legger til rette for godt arbeid i sitt team, og skape gode samhandlingsformer og arenaer.

Vi har også en egen side på intranettet som handler om denne praksisen, slik at alle medarbeidere kan lese om Storebrands holdning til fleksibilitet og hybrid arbeidshverdag og få gode tips til hvordan man best mulig løser den.

– Vi vil legge til rette for at hver og en har rammer for sitt arbeid som gjør at de kan prestere best mulig

Paal Fure, CEO – dentsu

Paal Fure i Dentsu

Hvordan har selskapets praksis knyttet til fleksibilitet og hybrid arbeidshverdag endret seg fra 2019 til i dag?

– I dentsu har vi jobbet med høy grad av fleksibilitet de siste to tiårene, og det er klart at med pandemien gikk vi inn i en ny æra når det gjelder måter å jobbe på. Vi på byråsiden har nok vært banebrytende, både fordi vi har villet det, men også fordi vi har gleden av å jobbe med pionerer, også på kundesiden. Når vi jobber med over 200 ulike kunder i de fleste landene vi opererer i, har vi privilegiet av å inspirere våre kunder, men også å dele beste praksis fra våre kunder.

Det store skillet som kom med pandemien/covid var at alle som ikke hadde dette som en del av sin arbeidshverdag, måtte lære seg dette og gjøre det til sin nye normal. Vi lærte opp kunder i å jobbe i digitale plattformer som Teams, Skype, Zoom osv. For de aller fleste av våre kunder var dette en svært krevende endring fra det de var vant med.

For oss i dentsu åpnet dette nye muligheter som ga store fordeler. Vi innførte noen enkle, men tydelige prinsipper om at arbeidsstedet bestemmes av noen klare kriterier: oppgaveorientert (om det er en oppgave som løses alene eller med andre) og kundesentrisk. Dvs. hvis du skal gjøre en SEO-analyse alene, er det noe helt annet enn om du skal gjøre en kreativ workshop med kunden og flere kolleger. I dag ser vi at folk velger å jobbe mer enn 50% av tiden på kontoret, og resten av tiden fordeler seg hos kunder, på reise eller hjemmefra.

Hva er bakgrunnen for måten dere gjennomfører praksisen i dag? Hvorfor gjør dere det på denne måten?

– Det er typen arbeid som definerer hvor vi jobber fra. Noen arbeidsoppgaver egner seg best for fysisk samarbeid, mens andre oppgaver kan være bedre å gjøre hjemmefra, eller for eksempel fra et bibliotek eller en kafé. Da er det som regel opp til hver enkelt å bedømme hvordan og hvorfra dagen legges opp. Vi har likevel lagt opp retningslinjer som fører til at vi har fysiske møtepunkter. Dette mener vi er viktig for kulturbygging. Det er også opp til lederne å følge opp at den ordningen vi har fungerer godt i de respektive teamene. Vi ser også at det er veldig mange som ønsker å være på kontorene og som setter pris på de daglige fysiske møtepunktene med kollegaer.

Har dere gjennomført noen undersøkelser blant ledere og ansatte angående fleksibilitet? Hva kom i så fall frem i disse?

– Vi har gjort flere undersøkelser på dette, blant annet måler vi tilfredshet med dagens løsning for remote arbeid i vår årlige lokale medarbeiderundersøkelse. Av alle tilbakemeldinger og analyser vi gjør, ser vi at de aller fleste er veldig fornøyd med dagens løsning

– Det kan være stor variasjon i hva folk legger i fleksibilitet. Den formen for fleksibilitet som gjør at man enkelt kan kombinere arbeid med mye av det som skjer i et dagligliv, er en nødvendighet for veldig mange. Vår rolle er å legge til rette for at hver og en har rammer for sitt arbeid som gjør at de kan prestere best mulig. For enkelte betyr det fleksibilitet i når man jobber og hvor man jobber, og for andre en miks av de to. Det ser ut til at vi har funnet en god praksis på dette.

Opplever dere at fleksibilitet og hybrid arbeidshverdag er et tema under intervjuer i rekrutteringsprosesser hos dere?

– Både ja og nei. Det er noen som spør om dette, men vi opplever ikke at det har så voldsomt stort fokus i rekrutteringsprosesser. Det er langt viktigere for de vi er i dialog med at de får jobbe med noen av landets mest spennende kunder og gjøre en forskjell både for kundene, men også for samfunnet.

Er dere opptatt av å kommunisere åpent rundt hvordan dere praktiserer fleksibilitet når dere rekrutterer og i employer branding?

– Først og fremst ønsker vi at folk skal ha lyst til å jobbe i dentsu fordi de brenner for det vi driver med og fordi de opplever dentsu som en spennende arbeidsplass. Vi forstår også at fleksibilitet for mange har blitt en nødvendighet for å i det hele tatt vurdere en arbeidsplass. Derfor er det viktig for oss å være åpen om praksisen vi har hos oss, selv om det ikke er noe vi per i dag legger stor vekt på i markedsføringen av stillinger.

Har temaet blitt mye diskutert hos dere i løpet av de siste par årene?

– Vi har diskutert og gjennomført prosesser for å komme frem til hvilke rutiner og retningslinjer vi skal ha for remote work. Det jeg har opplevd det siste året er at flere er opptatt av at det er et miljø for å være på kontoret.

– Vi vil skape gode sosiale og fysiske møtepunkter, samtidig som vi opprettholder fleksibilitet

Ellen Jorunn Bergem, Leder, Employer branding og rekruttering / Leder, Kompetanse og utvikling – OBOS

Hvordan har selskapets praksis knyttet til fleksibilitet og hybrid arbeidshverdag endret seg fra 2019 til i dag?

– Vi har hatt en fleksibel arbeidstidsordning i flere år, men som mange andre arbeidsgivere opplevde vi en endring under koronapandemien da alle ansatte måtte arbeide hjemmefra. Tidligere var det ikke like vanlig praksis med hjemmekontor og vi var ikke like godt rigget for det. Selv om vi langt på vei hadde digital infrastruktur og teknologi til å praktisere det, fungerte pandemien som en katalysator som muliggjorde levering av våre tjenester uten fysisk tilstedeværelse på kontoret. Og det erfarte vi at vi klarte.

Hva er bakgrunnen for måten dere gjennomfører praksisen i dag? Hvorfor gjør dere det på denne måten? Har dere gjennomført noen undersøkelser blant ledere og ansatte angående fleksibilitet? Hva kom i så fall frem i disse?

– Etter pandemien lå forholdene bedre til rette for en hybrid arbeidshverdag og vi opplevde at det var en økt forventning blant medarbeidere til å fortsette dette.

Det ble gjennomført undersøkelser både under og etter pandemien, og resultatene viste at de aller fleste ønsket seg en kombinasjon av å være fysisk på kontoret og kunne jobbe hjemmefra. Praksisen vi landet på var at vi ønsker tilstedeværelse på kontoret, men at for de stillingene der det lar seg gjøre, kan man i samråd med leder ha mulighet for to dager på hjemmekontor i uken. I tillegg har vi fortsatt fleksitids-ordning og avspaseringsmuligheter, som også bidrar til at man kan få til en bedre work/life balance.

Når vi spør respondentene som planlegger å bli i sin jobb om viktige årsaker til dette, er svaret «Løsninger og fleksibilitet for arbeidstid og arbeidssted» argumentet som flest velger foran 2024. Det er grunn til å hevde at fleksibilitet er en faktor som i veldig høy grad skaper lojalitet for de ansatte. Hva tenker du om dette?

– Jeg tenker at det henger sammen med tillit. Jeg tror mange svarer dette fordi man opplever at man får tillit fra arbeidsgiver ved å få denne fleksibiliteten og blir møtt med forståelse for at man har et liv utenom jobb som kanskje krever en viss logistikk – eller at man jobber vel så effektivt ved å sitte hjemme alene iblant. Å oppleve denne tilliten tenker jeg absolutt kan bidra til økt lojalitet, fordi det er et gode man verdsetter. For enkelte kan helt sikkert fleksibiliteten også bidra til at man får hverdagen til å gå opp, og da ønsker man ikke å miste fleksibiliteten ved et eventuelt jobbytte.

Opplever dere at fleksibilitet og hybrid arbeidshverdag er et tema under intervjuer i rekrutteringsprosesser hos dere?

– Vi opplever at mange kandidater ønsker å få bekreftet at vi praktiserer en hybrid hverdag og fleksibilitet. I OBOS har vi et bredt spekter av stillinger, og det er naturligvis ikke alle roller som egner seg for hjemmekontor, f.eks. når man jobber på en byggeplass. Imidlertid ser vi at kandidater for stillinger der dette er mulig, forventer fleksibilitet.

Samtidig er det overraskende mange som vil forsikre seg om at folk faktisk er på kontoret. De verdsetter et fysisk møtepunkt og muligheten til å samhandle med kolleger. Å starte i en ny jobb uten fysisk tilstedeværelse på kontoret sammen med kollegene kan være spesielt utfordrende. Derfor er vi bevisste på at hver avdeling må finne løsninger som ivaretar både behovet for fysiske møter og utviklingen av en god kultur gjennom samarbeid på kontoret, samtidig som vi opprettholder fleksibiliteten. Det handler om å finne en balanse mellom individuelle behov og fellesskapets interesser. Vi ønsker at det skal være attraktivt å møtes og at man skal ha lyst til å komme på jobb for å møte kollegaer.

Er dere opptatt av å kommunisere åpent rundt hvordan dere praktiserer fleksibilitet når dere rekrutterer og i employer branding?

–Ja, det er vi. Vi er opptatt av å snakke om at vi ønsker en balanse mellom jobb og fritid, og at mange av våre stillinger gir rom for en fleksibel hybrid arbeidshverdag.

– Fleksibilitet er én faktor blant mange, og det er summen av alle som gjør at man har det bra på jobb og blir værende

Catharina Isaksson, HR Forretningspartner – Berggård Amundsen

Catharine i Berggård Amundsen, som jobber med hvordan de på best mulig kan løse fleksibilitet og hybrid arbeidshverdag i 2024.

Hvordan har selskapets praksis knyttet til fleksibilitet og hybrid arbeidshverdag endret seg fra 2019 til i dag?

– Praksisen vår knyttet til fleksibilitet er ikke er så mye annerledes i dag enn hva den var før 2019. Vi har folkene våre i fokus, og vet at fleksibilitet er viktig for mange for å få livskabalen til å fungere. For noen av oss er det enklere å benytte denne fleksibiliteten siden man i stor grad kan styre arbeidsdagen sin selv, men mange hos oss jobber direkte med kunder og i butikk, og da vil det ikke være like enkelt å fullt ut kunne benytte denne fleksibiliteten.

Vi praktiserer ikke faste hjemmekontordager, og vi vil at man er mest til stede på arbeidsplassen. Kulturbygging og fellesskapsfølelse er viktig for oss, og det bygges ikke på hjemmekontor.

Har dere gjennomført noen undersøkelser blant ledere og ansatte angående fleksibilitet? Hva kom i så fall frem i disse?

– Vi har ikke utført noen undersøkelser knyttet direkte mot fleksibilitet, men våre ledere har to ganger i året medarbeidersamtaler, og vi praktiserer hyppige 1:1 samtaler hvor et av temaene er work-life-balance. Her lytter vi til våre medarbeidere, og her vil det være rom for individuelle tilpasninger.

– Jeg tenker at dette er én faktor blant mange, og at det er summen av alle som til syvende og sist gjør at man har det godt på jobb og blir værende. Vi har i mange år blitt sertifisert som Great Place to Work, og de siste to årene også blitt kåret som en av topp ti beste arbeidsplasser i vår størrelseskategori. Det vi ser er vår suksessfaktor er engasjementet som finnes hos folkene, og det mener vi kommer av en kombinasjon av tillit, medbestemmelse og autonomi over egen arbeidshverdag.

Opplever dere at fleksibilitet og hybrid arbeidshverdag er et tema under intervjuer i rekrutteringsprosesser hos dere?

– Ja, det kommer som regel spørsmål rundt dette i prosessen, og måten vi praktiserer fleksibilitet på hos oss opplever jeg er samsvar med det kandidaten ønsker seg.

Er dere opptatt av å kommunisere åpent rundt hvordan dere praktiserer fleksibilitet når dere rekrutterer og i employer branding?

– Ja, og det mener jeg at vi må være åpne om slik at kandidaten vet hva som gjelder hos oss som ny arbeidsgiver. Vi må fortelle om hverdagen som den er, på lik linje som at vi ønsker å vite så mye som mulig om hvem vi får med på laget. Uten denne informasjonsutvekslingen vil det være en stor risiko for at ny medarbeider slutter kort tid etter ansettelse på grunn av at hverdagen ikke ble som han eller hun ble forespeilet.

Har temaet blitt mye diskutert hos dere i løpet av de siste par årene?

– Det har blitt diskutert, og kanskje noe mer rett etter at vi hadde hjemmekontor til daglig under pandemien, men nå opplever jeg at dette temaet diskuteres like mye som andre tema som knytter seg til arbeidsforholdet.

LES OGSÅ:

Camilla Kim Kielland er årets mest populære leder

TOMRA styrker laget: – En unik arbeidsplass for deg med passion for bærekraft og som vil gjøre verden til et bedre sted

-De fleste som jobber i TOMRA er her av samme grunn. Alle vil jobbe med miljø og gjøre verden til et bedre sted for de neste generasjonene. Her får du kolleger som er engasjert og som jobber mot samme mål. Dette er et unikt sted hvis du har en passion for bærekraft og sirkulær økonomi. Det finnes ingen tilsvarende selskaper i Norge, sier Silje Dale Narum, VP Brand, Marketing & Communication hos TOMRA Systems ASA.

Selv har Silje studert business og bærekraft, og TOMRA har alltid vært på toppen av ønskelisten for arbeidsplasser helt siden hun startet å studere.

-Jeg har fulgt selskapet i mange år og brukte det blant annet som case under studietiden. TOMRA begynte med sirkulær økonomi allerede i 1972, og det finnes svært få selskaper av det samme kaliberet. Vi jobber med ressursoptimalisering gjennom teknologi, og sirkulær økonomi er den røde tråden, forklarer Silje.

Silje Dale Narum i TOMRA

TOMRA jobber blant annet med panteløsninger, gjenvinning, matsortering og resirkulering – og de går stadig inn i nye markeder. I dag samler selskapet inn over 40 milliarder flasker og bokser årlig, men det er kun 3 prosent av det som blir solgt på verdensbasis. Ambisjonen er å samle inn 500 milliarder årlig og for å styrke teamet skal Tomra nå rekruttere tre nye hoder til Brand, Marketing & Communication . En grafisk designer, en Communication Manager og en Marketing Coordinator. Silje vil være nærmeste leder for disse rollene.

-Det er få stillinger innen disse fagfeltene der man får ha en så stor og positiv påvirkning på miljøet. TOMRA utvikler konkrete løsninger for flere av de store utfordringene verden står ovenfor i dag og det vi produserer har en direkte betydning for å bringe disse løsningene ut i verden. Vi er et stort selskap, men ikke større enn at du kan gjøre en forskjell, så hvis du har drive og passion kan du ha spennende karrieremuligheter i dette selskapet. TOMRA er et internasjonalt selskap, så det finnes også muligheter for å jobbe utenlands i perioder, forteller Silje.

Variert arbeidshverdag med verden som lekeplass

På TOMRA sitt hovedkontorer i Asker jobber det rundt 200 personer, men arbeidshverdagen preges av den internasjonale posisjon selskapet har. Globalt har selskapet rundt 4300 ansatte. Fra kontoret i Asker jobber man mot de mange markedsenhetene rundt om i hele verden daglig. I teamet internt er det dessuten fem ulike nasjonaliteter. Avdelingen består i dag av to som jobber med markedsføring, to som jobber med kommunikasjon, en som jobber med brand og to som jobber med design. Disse jobber også tett med markedsavdelingene rundt om i verden.

-Vi har ikke så mange like arbeidsdager. En dag jobber vi kanskje sammen om en produktlansering, noen jobber på en whitepaper som skal ut, noen er på reise i andre markeder for å supportere de med et event eller prosjekt der, mens andre kanskje er på et seminar for å ta bilder til sosiale medier eller coacher og briefer ledere som skal stå på en scene.

Teamet samarbeider mye på tvers, arbeidshverdagene er hektiske og Silje er opptatt av å skape et miljø med god takhøyde, rom for å være direkte og gi hverandre konstruktiv feedback.

-Vi prøver å “take fun seriously”. Hverdagen er travel, men vi har det veldig gøy sammen og støtter hverandre. Alle er fra varierte bakgrunner og det skaper en spennende dynamikk i teamet, med mange ulike synspunkter og perspektiver. Det gjør at vi sammen kommer frem til gode løsninger, sier Silje.

For å jobbe i TOMRA er det et pluss om man motiveres av å jobbe med bærekraft, men det betyr ikke at man må komme fra en miljøbakgrunn. Det viktigste er at man har en drivkraft, at man er nysgjerrig og trives med å jobbe i et selskap i vekst og endring.

-Jeg ser etter mennesker som har evnen til å se utfordringer og ta tak i dem på egen hånd – og som spør om hjelp når man trenger det. Teamet vårt består av lagspillere, som støtter hverandre med ulike arbeidsoppgaver, fastslår Silje.

Fokus på mangfold og fleksibilitet

Som leder er hun opptatt av å legge til rette for at medarbeiderne skal få gjennomføre arbeidsoppgavene sine slik de selv syns fungerer best.

-Jeg er veldig pragmatisk med tanke på hvordan oppgaver løses. Det viktige er at de løses. Jeg syns det er veldig bra når noen tar den plassen de trenger for å få gjennomført et prosjekt eller kommer med innspill og forslag til endring i arbeidsmetodene våre. Jeg blir veldig motivert når vi klarer å dra store prosjekter i havn som et team, sier Silje.

Balanse i livet er også viktig for Silje. Hun ønsker å legge til rette for at medarbeidere i alle livsfaser får de beste forutsetningene for å kunne gjøre en god jobb.

-Jeg har veldig tro på at et godt team trenger mangfold. Og da trenger man mennesker i ulike livssituasjoner. Jeg syns vårt team er et fint bilde på hvordan man kan få det beste ut av en gjeng sammensatt av ulik alder, nasjonalitet og bakgrunn.

TOMRA er en fleksibel arbeidsplass med mangfold og gode verdier. Dette er et selskap som faktisk gjør verden til et bedre sted. Som ansatt i TOMRA vil du dessuten få store muligheter til å vokse og utvikle deg internt i selskapet.

-Så lenge man har drivkraft, kan man nå så langt man vil, avslutter Silje.